El certificado de ARCA, paso a paso
Para facturar por sistema, ARCA tiene que saber quién firma tus comprobantes. Hay dos caminos: autorizar el certificado de tu sistema, que es un trámite corto, o sacar el tuyo. Acá están los dos, con los lugares donde la gente se equivoca.
Qué es y por qué hace falta
El certificado es lo que firma tus comprobantes ante ARCA. Sin él no se puede facturar por sistema: ARCA no tendría cómo saber quién pide el CAE.
Todo se hace con tu clave fiscal de nivel 3 — si no la tenés, se sube con la app ARCA Móvil o en un cajero automático (por home banking queda en nivel 2, que no alcanza). Cómo se hace, en esta guía. Los trámites son gratis.
Todo lo hacés vos, en la página de ARCA. Lo que sale de ahí es un permiso para que el sistema facture en tu nombre —o un certificado, que es público—: no permite entrar a tu cuenta, ni ver tus datos, ni hacer otros trámites. Un sistema de facturación no necesita —ni debería pedirte— tu clave fiscal.
Con el certificado del sistema: una autorización y listo
Es el camino más corto, y el que usa la mayoría: no sacás ningún certificado, le das permiso al del sistema. Se hace una sola vez.
- Abrí el Administrador de Relaciones En arca.gob.ar, con tu clave fiscal, abrí «Administrador de Relaciones de Clave Fiscal» y tocá Nueva Relación. Está en el bloque Servicios Administrativos de Clave Fiscal, no en el listado general.
- Elegí el servicio En Servicio, tocá BUSCAR y elegí ARCA → WebServices → «Facturación Electrónica».
- Cargá el CUIT del sistema En Representante, en el campo CUIT/CUIL/CDI Usuario, escribí el CUIT que te indica el sistema y tocá BUSCAR. En QFactura está en la pestaña Empezar, con un botón para copiarlo.
- Confirmá Tocá Confirmar: ARCA te muestra que la relación quedó creada. Tu parte está.
Es normal y no te frena: habla de certificados propios, que en este camino no necesitás. Dejá ese desplegable como está y cargá el CUIT en el campo de abajo.
Con tu propio certificado
Si preferís firmar con tu propio certificado —por ejemplo, porque lo maneja tu contador—, el trámite es más largo y se renueva cada dos años. Son cinco pasos:
- Bajá tu pedido de certificado Es un archivo .csr. Lo genera el sistema: adentro va tu CUIT y va atado a una clave privada que queda guardada y cifrada. Ese archivo por sí solo no sirve para nada, así que no hay problema en mandarlo.
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Entrá a ARCA y buscá «Administración de Certificados Digitales»
Si no lo ves en tu lista de servicios, hay que agregarlo una sola vez:
entrá a «Administrador de Relaciones de Clave Fiscal» → Nueva Relación.
Ahí hay dos botones BUSCAR, y es donde más gente se traba:- En Servicio, el de arriba: ARCA → Servicios Interactivos → Administración de Certificados Digitales.
- En Representante, el de abajo: tu propio CUIT, el mismo con el que entraste. El servicio lo vas a usar vos.
- Creá el alias y subí el pedido Adentro de «Administración de Certificados Digitales», tocá «Agregar Alias», ponele un nombre —el que quieras— y subí el archivo .csr que bajaste.
- Descargá el certificado En la lista aparece el alias nuevo. Tocá «Ver» a la derecha y descargá el certificado: es un archivo .crt. Ése es el que se sube al sistema.
- Autorizá la facturación electrónica De nuevo en «Administrador de Relaciones de Clave Fiscal» → Nueva Relación → BUSCAR → ARCA → WebServices → «Facturación Electrónica». En Representante, en el desplegable Computador Fiscal, elegí el alias que creaste en el paso anterior.
Los tres errores donde se traba todo el mundo
En la lista de WebServices, justo al lado de «Facturación Electrónica», está «Factura Electrónica con Detalle - MTXCA». Ése no es. Es otro servicio distinto, y la autorización queda en algo que el sistema no usa. La factura después falla con un error que no dice nada.
Si sacás tu propio certificado, la autorización tiene que apuntar a él. Si hacés ese paso antes de tenerlo, queda apuntando a otro — y cuando después subís el tuyo, ARCA no lo reconoce. En la pantalla de ARCA vas a ver la relación creada y vas a pensar que está todo bien.
Se arregla haciendo la autorización de nuevo, apuntando a tu alias. La relación vieja se puede dejar donde está: no molesta.
El punto de venta tiene que ser de tipo web services y usado por un solo sistema. Si compartís uno que ya usa otro programa, se pisa la numeración y quedan comprobantes repetidos o salteados — un problema que después se arregla con el contador, no con un botón.
Se crea en «Administración de Puntos de Venta y Domicilios». En Sistema hay que elegir el que corresponde a tu condición: «Factura Electrónica - Monotributo - Webservices» o «Factura Electrónica - RI IVA - Aplicativo y Webservices». Ojo de no elegir el de Comprobantes en Línea: ése es para facturar desde la web de ARCA.
¿Certificado propio o del sistema?
Con el del sistema hacés un solo trámite corto, y el certificado lo mantenemos y lo renovamos nosotros. Con el propio, el trámite es más largo y lo renovás vos cada dos años; a cambio, firmás con tu propio certificado.
En QFactura podés usar cualquiera de los dos y cambiar cuando quieras. La mayoría arranca con el del sistema.
Cómo lo hace QFactura
Te muestra cada pantalla de ARCA con el nombre exacto de cada botón, y después le pregunta a ARCA si el trámite quedó bien, en vez de que tildes una casilla.
Cuando terminás tu parte, nos avisás con un toque —por WhatsApp o por correo—, conectamos tu autorización al sistema y, apenas tu abono esté pago, te habilita solo para facturar en serio. Si elegís el certificado propio, te genera el pedido y te avisa antes de que venza.
Lo que suelen preguntar
¿Para qué sirve el certificado de ARCA?
Es lo que firma tus comprobantes ante ARCA. Sin certificado no se puede facturar por sistema: ARCA no tiene cómo saber quién pide el CAE.
¿Necesito sacar mi propio certificado para usar QFactura?
No. Podés usar el certificado del sistema: alcanza con autorizarlo en ARCA, una sola vez. Si preferís firmar con el tuyo, también se puede.
¿Cada cuánto hay que renovarlo?
El certificado dura dos años. Si usás el del sistema, lo renovamos nosotros y no tenés que hacer nada. Si tenés el tuyo, ARCA deja renovarlo desde 30 días antes, y es el mismo trámite que la primera vez.
¿Tengo que darle mi clave fiscal a alguien?
No, y no hay que hacerlo nunca. El trámite lo hacés vos con tu clave fiscal, en la página de ARCA: le das permiso al sistema para facturar en tu nombre, y ese permiso lo podés quitar cuando quieras.
Hice el trámite y ARCA sigue sin reconocerme, ¿qué pasó?
Si usás el certificado del sistema, después de tu parte falta la del sistema: conectar tu autorización. En QFactura la hacemos en el día y te avisamos. Si sacaste tu propio certificado, lo más frecuente es haber autorizado la facturación antes de tenerlo: hay que hacerlo de nuevo, apuntando a tu alias.
¿Cuál es el error más común en este trámite?
Elegir «Factura Electrónica con Detalle - MTXCA», que en la lista de ARCA aparece justo al lado de «Facturación Electrónica». Es otro servicio distinto, y la autorización queda en algo que el sistema no usa.
Te acompañamos en el trámite
Creás la cuenta con tu CUIT y el sistema te va marcando qué falta, pantalla por pantalla. Y si te trabás, del otro lado hay una persona.
Los nombres de los servicios y de las opciones salen del catálogo oficial de ARCA. Si ARCA cambia una pantalla, escribinos y lo corregimos.