Cómo se usa QFactura
Esta página es el manual completo. Está escrita para alguien que nunca usó un sistema de facturación. Si sabés usar WhatsApp, esto lo vas a poder usar.
Lo que necesitás para arrancar
Dos cosas, y las dos ya las tenés:
- Tu CUIT.
- Tu clave fiscal de ARCA, la que usás para entrar a la página de ellos (si no la tenés o se te olvidó, acá está cómo recuperarla).
Nada más. No hay que instalar ningún programa, ni comprar nada, ni llamar a un técnico. QFactura se abre en el navegador, el mismo con el que entrás a cualquier página. Anda igual en la computadora, en la tablet y en el celular.
Tu cuenta arranca en modo demostración. Hacés facturas de prueba, con tus clientes de verdad si querés, para ver cómo queda todo — y no se manda nada a ARCA. Recién cuando estés convencido se pasa a real.
Las pestañas, una por una
Arriba de la pantalla hay una fila de pestañas. Son estas y hacen esto:
| Pestaña | Para qué es |
|---|---|
| Empezar | La puesta en marcha. Te lleva de la mano hasta que podés facturar de verdad. Después desaparece. |
| Facturar | Hacer una factura. Es donde vas a estar casi siempre. |
| Presupuestos | Lo que le cotizás a un cliente antes de venderle. Se lo mandás, lo acepta desde el celular y lo facturás con un toque. |
| Resumen | Cuánto llevás facturado en el mes y en el año. Si sos monotributista, cómo venís con el tope. |
| Clientes | La lista de a quiénes les facturaste. Se llena sola. |
| Emitidas | Todas tus facturas. Acá las ves, las imprimís, las mandás y las anulás. |
| Configuración | Tus datos, tu logo, el color, tu punto de venta. |
| Mi plan | Hasta cuándo tenés pago el abono. |
La primera vez: la pestaña «Empezar»
Cuando entrás por primera vez, la pestaña Empezar te muestra los pasos que faltan, en orden y de a uno. Cada paso tiene un botón para hacerlo y otro que dice «Ya lo hice · Verificar».
Ese botón es importante: cuando lo tocás, el sistema le pregunta a ARCA si quedó bien. No te cree a vos: comprueba. Si algo falta, te dice qué y dónde.
Sacar el certificado, autorizar la facturación y dar de alta el punto de venta son trámites de ARCA que hay que hacer una vez y nunca más. Son la parte más molesta y por eso el sistema te los explica con el nombre exacto de cada botón. Están además acá: el certificado y el punto de venta.
Hacer una factura
Tocá la pestaña Facturar. La pantalla tiene dos partes.
- Paso 1 · Cliente — a quién le facturás Escribí el CUIT y tocá Buscar. El nombre, el domicilio y la condición salen solos de ARCA: no los escribís vos. Si el que compra no te da CUIT —el caso más común en un negocio a la calle— tocá Consumidor final y seguí.
- Paso 2 · Detalle — qué vendiste Escribí la Descripción, la Cantidad y el Precio unitario. Si vendiste varias cosas, agregás un renglón por cada una. El total se calcula solo.
- Elegí si son productos o servicios Arriba del detalle hay tres botones: Productos, Servicios y Ambos. Si son servicios, el sistema te va a pedir el período — desde cuándo hasta cuándo — porque ARCA lo exige.
- Tocá «Emitir factura» El sistema le pide el número a ARCA y en unos segundos la factura está hecha, con su CAE. Eso es todo.
Arriba del botón de emitir vas a ver que dice Factura B, o A, o C. El sistema ya la eligió, mirando tu condición y la de tu cliente. Es donde más se equivoca la gente cuando factura a mano, y por eso acá no se puede tocar.
Mandarle la factura al cliente
Andá a la pestaña Emitidas. Cada factura tiene sus botones:
- WhatsApp — le abre el WhatsApp con el mensaje armado y el enlace a la factura. Es la forma más rápida y la que usa casi todo el mundo.
- Imprimir — la abre lista para imprimir en papel o guardar como PDF. El papel lo elegís en Configuración: hoja A4, media hoja A4 (la factura va en una mitad y la otra te queda para la próxima) o ticket de ticketera.
- Ver — te muestra el detalle: los renglones, los totales, el CAE y hasta cuándo vale.
Hacer un presupuesto
Si un cliente te pide precio antes de comprar, le armás un presupuesto. No es una factura: no va a ARCA, no gasta tu cupo y no tiene valor fiscal. Sale con una X y la leyenda «No válido como factura», como se hace siempre.
- Armalo En la pestaña Presupuestos, tocá «Nuevo presupuesto». Cargá para quién es y los productos, y tocá «Guardar presupuesto». Si el que lo pide te deja solo el nombre (y a veces el celular), usá «Solo el nombre»: el CUIT se lo pedís cuando venga a buscar la factura. También podés armarlo desde Facturar, con «Guardar como presupuesto». Elegís hasta cuándo vale y, si querés, una nota con las condiciones: la entrega, la forma de pago.
- Mandáselo Por WhatsApp o por correo, igual que una factura. Le llega un link: lo ve en el celular, lo descarga en PDF y, si le sirve, toca «Acepto el presupuesto». Al aceptarlo puede dejarte el CUIT o el DNI para la factura. Si tiene una duda, te escribe por WhatsApp desde ahí mismo. Para mandarlo por otro lado (Instagram, Messenger), tocá «Copiar el mensaje» y pegalo donde quieras.
- Cuando te dice que sí En la pestaña Presupuestos lo ves como Aceptado (y te llega un correo). Si te lo aceptó por teléfono o en el mostrador, abrilo y tocá «Me lo aceptó».
- Si cambia algo, editalo ¿Devolvió materiales, se llevó de más o cambió un precio? Abrí el presupuesto y tocá Editar: conserva el número y el link, y si ya se lo habías mandado te ofrece mandárselo de nuevo.
- Facturalo Tocá Facturar en el presupuesto. Primero te pregunta a quién le facturás: al mismo cliente, a los datos que dejó al aceptarlo, a otra persona o empresa (el que pide el presupuesto no siempre es el que paga) o a consumidor final. Después se abre la pantalla de siempre con los productos cargados, para cambiar lo que haga falta. Al emitir, el presupuesto queda como Facturado, unido a su factura, y anota qué cambió entre lo presupuestado y lo facturado.
Cuando vence, tu cliente ya no lo puede aceptar desde el link: le aparece que venció y que te consulte. Vos lo podés facturar igual, después de revisar que los precios sigan siendo esos.
Si te equivocaste
Una factura que ya tiene CAE no se borra. Nunca. Ni acá ni en ningún sistema: así funciona ARCA. Lo que se hace es anularla.
En Emitidas, buscá la factura y tocá Anular. El sistema arma solo la nota de crédito, con la letra correcta y apuntando a la factura que anula. Las dos van a quedar en tu historial, y está bien que así sea: es lo que ARCA espera ver. Después hacés la factura nueva, bien.
Cómo funciona esto por dentro está explicado en esta otra página.
Ver cómo venís
La pestaña Resumen te muestra cuánto facturaste este mes y este año, y el detalle mes por mes. Si sos monotributista, además te muestra cómo venís con el tope de tu categoría: cuánto llevás, cuánto falta y cuántos días quedan hasta que cierre el período.
Esa cuenta la lleva como la lleva ARCA, que no es por año calendario. Está explicado en la página del tope.
Si algo no anda
Los errores salen escritos en castellano, no en códigos. Si aparece uno, leelo: casi siempre te dice exactamente qué hacer.
- Si dice que ARCA no responde — esperá un rato y probá de nuevo. ARCA se cae seguido y eso no es tu sistema ni tu computadora.
- Si dice que el punto de venta no está habilitado — falta uno de los trámites de ARCA. Volvé a la pestaña Empezar y tocá «Ya lo hice · Verificar»: te va a decir cuál.
- Si no se entiende — escribinos por WhatsApp. El botón está en la misma pantalla, no hace falta buscar un teléfono en ningún lado.
No dependen de tu computadora. Si se te rompe, entrás desde otra y está todo. Los respaldos se hacen solos y probamos que se puedan restaurar de verdad, que es la parte que casi nadie prueba. Y cuando quieras, te llevás todo en un archivo para tu contador: los datos son tuyos.
Lo que suelen preguntar
¿Tengo que instalar algo en la computadora?
No. QFactura funciona en el navegador, el mismo con el que entrás a cualquier página. Anda igual en la computadora, en la tablet y en el celular, y no hay nada que actualizar.
¿Tengo que elegir si la factura es A, B o C?
No. El sistema sabe tu condición y la de tu cliente, y elige la letra que corresponde. Es la parte donde más se equivoca la gente y por eso no te la deja decidir.
¿Puedo probar sin mandarle nada a ARCA?
Sí. Al principio la cuenta está en modo demostración: hacés facturas de prueba con tus clientes reales para ver cómo queda todo, y no se manda nada a ARCA. Cuando estés listo se pasa a real.
Me equivoqué en una factura, ¿la borro?
No se borra: se anula. Andá a Emitidas, buscá la factura y tocá Anular. El sistema arma la nota de crédito solo y las dos quedan en tu historial, que es lo que ARCA espera ver.
¿Qué hago si el sistema me da un error de ARCA?
Leé el mensaje: está escrito en castellano y te dice qué hacer. Si dice que ARCA no responde, esperá un rato y probá de nuevo, porque el problema es de ellos. Si no se entiende, escribinos por WhatsApp desde el botón que está en la misma pantalla.
Probalo y volvé a esta página cuando la necesites
Entrás con tu CUIT y hacés facturas de demostración desde el primer minuto. Este manual queda acá, y también lo tenés enlazado adentro del sistema.
Si algo de este manual no coincide con lo que ves en pantalla, avisanos por WhatsApp y lo corregimos. El sistema cambia y el manual tiene que ir atrás.